BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Setiap pegawai perusahaan dituntut agar dapat
bekerja efektif dan efesien dalam
menunjang tujuan perusahaan, supaya pegawai dapat bekerja efektif dan efesien, kualitas dan kuantitas harus sesuai
kebutuhan perusahaan. Pegawai yang kurang
mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal
ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang
akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin.
Efektivitas umumnya dipandang
sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif
dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat sejauh
mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat
tercapai dengan menggunakan secara optimal
alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk
melaksanakan tugas tersebut yang dapat
dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi anggotaanggota
yang ada di sekitarnya.
Pekerjaan-pekerjaan yang
dirancang secara efesien dan efektif dapat mendorong pegawai mencapai hasil kerja yang
memuaskan. Karena bekerja dengan efektif
adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan fasilitas seoptimal mungkin. Cara bekerja yang efektif
dapat diterapkan oleh setiap pegawai
untuk semua pekerjaan kantor yang besar maupun kecil, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas.
Di Indonesia efektivitas dan
efesiensi kerja birokrat (Pegawai Negeri SipilPNS) masih rendah. Hal inilah
yang menjadi permasalahan dalam reformasi birokrasi belum berjalan sesuai dengan
tuntutan masyarakat. Demikian disampaikan
oleh Mustopadidjaja AR, mantan kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) periode tahun 1998-2003, yang
saat ini aktif sebagai guru besar di STIA
LAN.(www.setneg.go.id). Senada dengan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Azwar Abu
bakar mengatakan pola pikir dan budaya
kerja PNS belum mendukung birokrasi yang efesien, efektif, professional dan melayani. Hal ini menunjukkan masih
rendahnya tingkat efektivitas kerja pegawai.
(www.menpan.go.id) Oleh karena itu sudah
saatnya memperbaiki pola pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas
kerja. Untuk meningkatkan efektivitas kerja
pegawai dapat diawali dengan menciptakan sistem administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar
dari suatu organisasi. Selain itu setiap
unit organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta tentunya melaksanakan urusan yang berhubungan dengan
administrasi dan setiap saat memerlukan
informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah
satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang
efektivitas kerja. Oleh karena itu perlu diciptakan tata kearsipan yang baik sebagai
wujud sistem administrasi yang baik.
Begitu juga Kantor Sekretariat
DPRD Kabupaten Deli Serdang sebagai suatu
unit organisasi pemerintah yang mempunyai tugas dan fungsi pokok menyelenggarakan kegiatan administrasi DPRD
Kabupaten Deli Serdang dan setiap saat membutuhkan informasi baik dalam
surat atau dokumen yang dibuat maupun
diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang
efektivitas kerja, maka suatu surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan
tertib dan teratur berdasarkan suatu
sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas
kerja.
Namun berdasarkan pra penelitian
yang dilakukan pada kantor Sekretariat DPRD
Kabupaten Deli Serdang tingkat efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang belum
maksimal. Salah satu penyebabnya adalah
pengelolaan arsip yang belum maksimal, terlihat dari keberadaan arsip yang kurang efektif seperti
ruang penyimpanan arsip masih bercampur
dengan ruang kerja, serta kurangnya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, dalam pemeliharaan
maupun pengamanan arsip masih kurang
maksimal. (Hasil wawancara dengan pegawai Bagian Umum, Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, 20
Maret 2012) Pengelolaan arsip yang tidak efektif inilah yang akan mengakibatkan
para pegawai mengalami kesulitan
mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan
dalam pekerjaannya sehingga penyelesaian tugas akan memakan waktu yang lebih lama. Hal ini menunjukkan
bahwa salah satu hal yang mempengaruhi
efektivitas kerja adalah pengelolaan kearsipan di dalam organisasi tersebut.
Terkait dengan pentingnya
pelaksanaan Kearsipan dalam menciptakan efektivitas
kerja pemerintah membuat undang-undang No.7 tahun 1979 tentang pokok-pokok kearsipan yang kemudian
diperbaruhi menjadi undang-undang No.
43 tahun 2009. Dalam
Undang-undang No. 43 tahun 2009 antara lain dijelaskan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, menjamin
ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip
yang andal dan pemanfaatan arsip.
Sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Dari penjelasan undangundang No.43 tahun 2009 tersebut
tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkuan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
yang efektif dan efesien.
Oleh karena itu salah satu hal
yang harus diperhatikan dalam menciptakan efektifitas kerja pegawai yaitu menciptakan
sistem pengelolaan kearsipan yang baik
dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan
kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan
harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem
kerja. Bila dipandang dari nilai pentingnya
arsip, banyak orang yang mengatakan penting atau sangat penting, bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan
bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia
tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas
kolektif. Tetapi arsip diciptakan dan diterima
oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi, dan
efektivitas.
Perhatian yang perlu diberikan
kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa
sistem pengelolaan yang benar dan
efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan
yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu, mendukung efektivitas kerja dalam hal penyedia
informasi. Dengan demikian dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem penanganan
arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat
pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan.
0 komentar:
Posting Komentar